La organización es importante por más de una razón. El orden refleja la personalidad, agiliza el trabajo, aumenta la productividad, facilita la creatividad, permite ubicar cada cosa y le da cierta apariencia al lugar. Por esto, las empresas necesitan de una organización si quieren ser más productivas y tener menos problemas con retrasos o descuido de algún pendiente. Los documentos son delicados por su alto valor, por lo que necesitan ser manejados con cuidado. Pueden ser archivados en físico o en algún medio digital.
El primer paso para tener todo en orden es acomodar todo lo que ya está en tu espacio de trabajo o tu computadora. Primero ordenemos los documentos en papel. Si los documentos están por ningún lugar, junta todos en una pila y comienza por darles una ojeada. Probablemente algunos serán inútiles, como el recibo del súper del año antepasado, y esos van directo a la papelera de reciclaje o a la basura. Una vez que te deshaces de los excedentes, se recomienda que estén organizados por tema. Separa los documentos laborales, los oficiales, los de valor sentimental y los más casuales. Si es una empresa, organizarlos por cliente y después por fecha es un método efectivo en tus prácticas.
Tus documentos, imágenes, videos y audios pueden estar por ningún lugar en tu computadora. Quizá empezaste a guardar imágenes en “Tus Documentos” y todo se convirtió en un caos. Este es un buen momento para colocar cada archivo en su correspondiente carpeta. Si también manejas clientes, es una buena práctica asignar una carpeta a cada cliente y desglosar por año, por mes e incluso por día si son muchos archivos.
La organización por orden alfabético es poco práctica porque es difícil pensar en el nombre del archivo. ¿Dónde guardarías el recibo del pago del cable? ¿En la “R” de recibo, en la “P” de pago o en la “C” de cable? Mejor piensa en organizarlo por tema, como los pagos mensuales fijos que son servicios de cable, internet, luz y agua. Los temas para tus documentos oficiales suelen ser escuela, pagos fijos y gastos en general, documentos migratorios, documentos legales (como acta de nacimiento y escrituras de la casa) y documentos médicos.
Aquí te ofrecemos un par de consejos para conservar buenas costumbres a la hora de organizar tus documentos importantes:
• Guarda los documentos en cajas con folios, con fechas específicas o con el nombre del cliente, por ejemplo. Las carpetas deben de decir el tipo de documentos que contiene, digamos “Pago de impuestos Julio-Diciembre 2016”. Esto en caso de que se busque guardar en físico
• Si, en cambio, se opta por un medio digital, es muy recomendable escanear y digitalizar todos los archivos que se puedan almacenar en tu computadora.
• Respalda toda tu información en una nube o en otro disco duro. Una nube es un sistema en línea donde se puede conservar información. Existen medios gratuitos y servicios premium. De esta manera ahorras espacio en tu casa u oficina y al mismo tiempo puedes reciclar el papel. Ser amigable con el medio ambiente nunca está de más.
La organización en la computadora es muy ágil y puedes encontrar cualquier documento rápidamente. Resulta más sencillo almacenar en medios digitales si ya se tiene dominio de la computadora. Alguna forma de orden siempre es buena idea para cualquier espacio de trabajo, incluso para cualquier espacio personal. Es sencillo y requiere tan solo unos minutos, a menos que todo esté realmente desordenado. El trabajo de acomodar las cosas no es necesariamente tedioso o aburrido, puede ser divertido, si así lo deseas.